Schulkostenverwaltung

Planung, Anlage und Abrechnung von Schulkosten bzw. Projekten

Lehrer, Verwaltung, Schule und Träger können über persönliche Zugangsdaten Schulkosten-Projekte jederzeit online anlegen, planen und Abrechnungen bearbeiten sowie zur Buchung freigeben. Durchgeführte Buchungen können kontrolliert und vervollständigt bzw. über das Buchungsprotokoll / einen Kontoauszug nachvollzogen werden. 

Projekte mit Abrechnungen anlegen

  • Festlegen von Grundeinstellungen wie Projektname (Kurzbeschreibung), Fälligkeitsdatum, Wertstellungsdatum, Abrechnungsmodus (verpflichtend oder Angebot) und Buchungsmodus (positive vs. negative Kasse)
  • Anlage eines neuen oder Auswahl eines bestehenden Lieferanten bzw. Dienstleisters, um die abzurechnenden Kosten entsprechend zu buchen
  • Definition der Benutzer:  Neben Schülern / Klassen oder Lehrern Klassen gibt es auch Arbeitsgruppen, für die Schulkosten (Material, Ausflüge, Equipment etc.) abzurechnen sind.  Mit der Anlage von Gruppen können Sie die Mitglieder auch klassenübergreifend verwalten und auf Knopfdruck abrechnen. 

Freigabe von Abrechnungen

  • Festlegen des Schulkosten-Betrags, indem entweder der Rechnungsbetrag eingetragen und automatisch auf alle Benutzer verteilt oder den Benutzern ein fester Betrag zugewiesen wird
  • Eingabe abschließender Abrechnungsdetails wie Rechnungs- und Belegnummern sowie ggf. Kostenaufteilung auf Lieferanten eingeben
  • Freigabe der Abrechnung, wobei freigegebene Buchungen noch bis zur tatsächlichen Buchung bearbeitet und gelöscht werden können

Tipp: Nach der Buchungsfreigabe sehen Sie den Kontostand der Benutzer und auch, ob dieser ausreichend für die geplante Buchung ist. Falls das nicht der Fall ist, können Sie den Schüler bzw. die Eltern über das ‚Mahnwesen‘ informieren.  

Buchung und Bezahlung der Schulkosten

Sobald die Beträge zur Buchung bereitstehen (entweder per Fälligkeit oder auch manuell) haben Sie die Möglichkeit, Schulkosten mit oder ohne Guthabenprüfung abzurechnen. Der Kontostand der Benutzer kann damit auch ins Minus gebucht werden. 

Nachdem die Beträge bei den Benutzern gebucht wurden, wechselt der Benutzerstatus zu „gebucht am …“ und der Lieferantenstatus zu „offen“. Damit kann die Buchung für den/die Lieferanten freigegeben werden. Nach der Freigabe finden Sie unter dem Menüpunkt Zahlungsverkehr - offene Posten die verbuchten Abrechnungen. Hier bestimmen Sie auch die Art und Weise der Verbuchung (Überweisung oder intern). Für die Bezahlung per Überweisung laden Sie ganz komfortabel die Sepa-XML-Datei herunter und in Ihrem Banking-Programm hoch.

Übrigens: Korrekturen können Sie auch bei bereits freigegebenen und gebuchten Abrechnungen vornehmen! Bereits getätigte Buchungen werden dann gelöscht und durch korrigierte Buchungen ersetzt.