Die Schulkostenverwaltung - (k)eine Herausforderung!?

In vielen Schulen haben digitale Lösungen bereits Einzug gehalten, bieten Sie doch ein hohes Potenzial bei der Optimierung von Lern- und Lehrprozessen. Damit einhergehend wird auch der Ruf nach der BARGELDLOSEN SCHULE mit digitaler Abrechnung bzw. Koordinierung von Schulkosten und Betreuungszeiten immer lauter.

Meist fallen im Laufe eines Schuljahres mehrere größere Zahlungen für Ausflüge, Klassenfahrten etc. sowie diverse kleinere Zahlungen für Papiergeld, Lektüre, Lehrmaterialien, Schulprojekte o.ä. an. Dabei stellt sich immer auch die Frage nach der Handhabung und wie diese Schulkosten eingesammelt bzw. verwaltet werden sollen: In bar über eine Klassenkasse? Über ein Schulgirokonto? Oder ganz anders?

In bar ist keine Lösung

Sobald Schulkosten in bar eingesammelt werden, wird immer auch Unterrichtszeit für administrative Aufgaben zweckentfremdet. Der Verwaltungsaufwand ist erheblich, denn das Geld muss eingesammelt, nachgezählt und fehlende Beträge eingefordert werden. 

Zudem müssen Schüler wie Lehrer in Einzelfällen auch größere Geldbeträge mit sich führen und haften bei Verlust oder Diebstahl. Last but not least existiert eine bedenkliche Grauzone im Handling: Was passiert mit dem eingesammelten Geld? Auf welches Konto wird es eingezahlt? Wie werden die Eintrittsgelder, Dienstleister oder Projekte bezahlt? Wer ersetzt Fehlbeträge? Ist die Handhabung durchweg rechtssicher? Und wie kann den Eltern ein Überblick über die Schulkosten im laufenden Jahr gegeben werden? Denn dieser ist auf Wunsch durch den Lehrer bzw. Schule zu erbringen.

Fazit: Wenngleich häufig praktiziert, ist die bare Variante wenig praktikabel und weder von Seiten der Schule noch von Lehrern oder Eltern favorisiert. Nachvollziehbar also, dass der Ruf nach einer rein unbaren Variante immer lauter wird.

Das Schulgirokonto bzw. Klassenkonto ist keine Lösung

Viele Banken bieten (auch kostenlose) Schulgirokonten an, die in der Regel von der Schulleiterin/dem Schulleiter gemeinsam mit einem oder mehreren Schulbediensteten geführt werden. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand sowie die einhergehenden Pflichten zur Aufzeichnung und Rechnungslegung stellen die Praktikabilität eines Schulgirokontos für Schulkosten jedoch per se in Frage.

Ein Beispiel:
Hat eine Schule 1.000 Schülerinnen/Schüler in 40 Klassen, fallen bei einer einzigen Buchung 1.000 Buchungen an. Diese müssen einzeln geprüft und zugeordnet werden, was jedoch nur dann möglich ist, wenn Name und Klasse der Schülerin/des Schülers korrekt angegeben sind. Abgesehen von den buchhalterischen Kenntnissen, die hier erforderlich sind, ist der zusätzliche Verwaltungsaufwand für Sonderfälle wie Zahlungsversäumnisse, Zahlungsverweigerer, Bezuschussungen und Ratenzahlungen hierbei noch gar nicht berücksichtigt.

Fazit: Das Kontoprinzip ist grundsätzlich optimal, um das bargeldlose Handling zu unterstützen. Jedoch ist das Bankgirokonto ohne Schnittstelle zu den Verwaltungsdaten der Schüler wenig praktikabel und der Verwaltungsaufwand enorm.

i-NET-Menue Schulkosten ist die Lösung!

i-NET-Menue ermöglicht die bargeldlose Abrechnung aller Kosten und Leistungen im Schulalltag. Dazu zählen neben den Schulkosten auch die Schulverpflegung, Betreuungsangebote, Schließfachverwaltung etc.

Das Handling und die Verwaltungsabläufe sind denkbar einfach. Alle Beteiligten - also Schule, Verwaltung, Schüler und Eltern - arbeiten mit einem virtuellen Schülerkonto, das per Vorkasse aufgeladen wird. Für das Schul-Treuhandkonto gibt es entsprechende Schnittstellen, so dass einerseits Einzahlungen durch die Eltern/Schüler automatisch zugeordnet und andererseits Dienstleister sowie Lieferanten ganz komfortabel bezahlt werden können. Sofern ein Schülerkonto für eine Abbuchung nicht ausreichend gedeckt ist, erhalten die Eltern automatisch eine Aufladungs-Erinnerung per E-Mail.

Fazit: i-NET-Menue ist unsere Lösung für die bargeldlose, digitale Abrechnung bzw. Koordinierung von Schulkosten und Betreuungszeiten. Damit profitieren alle Beteiligten Personen von den vielen Vorteilen, z.B.

  • Fokussierung der Unterrichtszeit auf den Lehrplan und Entlastung der Lehrer: Administrative Aufgaben werden auf ein Minimum reduziert (kein Geld einsammeln, kein Nachzählen und kein Nachhaken bei säumigen Schülern).
  • Lehrer und Schüler müssen keine Geldbeträge mit sich führen und sind damit vor Verlust, Diebstahl o.ä. geschützt.
  • Eltern haben zu jeder Zeit auf Knopfdruck einen Überblick über die Ausgaben / Schulkosten.
  • Raus aus der Grauzone! Die Einzahlung der Beträge und Bezahlung der Leistungserbringer erfolgt rechtssicher, rechtskonform und nachvollziehbar.
  • Last but not least: Diskriminierungsfrei! Beträge können im System individuell festgelegt, Bezuschussungen unkompliziert und diskret gebucht werden. 

Übrigens:
Wir bieten Ihnen unser Modul i-NET-Menue Schulkosten entweder als Anschaffungssoftware zum Festpreis oder im Staffelpreis pro Monat und Schüler. Je mehr Schüler Sie über das i-NET-Menue-System abrechnen, desto mehr profitieren Sie bzw. die Teilnehmer von unseren günstigen Staffelpreisen. Ab einer Teilnehmerzahl von N= 800 erhalten Sie die günstigste Nutzungsrate mit 10 Ct. je Schüler und Monat. Diese Kosten können Sie selbstverständlich ebenfalls über das System weiterberechnen und abrechnen.

Wir laden Sie ein, unser System i-NET-Menue zu testen

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